Firmy zaczynają traktować priorytetowo i doceniać znaczenie digitalizacji. Pierwszym krokiem ku cyfryzacji jest umiejętne zarządzanie procesami biznesowymi. Jednym z najważniejszych elementów na początku tej drogi okazuje się wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Obecnie przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, jak istotna z punktu widzenia funkcjonowania firmy oraz środowiska jest rezygnacja z dokumentacji w formie papierowej.. Konieczność archiwizowania tysięcy kartek to zajęcie nie tylko bardzo absorbujące, ale również niejednokrotnie kosztowne, jako że należy wydzielić do tego celu odpowiednie pomieszczenia, czy archiwa oraz upoważnione osoby w firmie. Co więcej, taka forma archiwizacji nie broni Nas przed ryzykiem utraty czy zniszczenia danych. Na szczęście mamy rozwiązanie, które zapobiega takim sytuacjom!
Suncode proponuje swoim Klientom elektroniczny system obiegu dokumentów, który pozwala na tworzenie e-dokumentów i archiwizowanie treści. Jest częścią większego procesu modelowania biznesu, znajdującego obecnie zastosowanie w wielu innowacyjnych przedsiębiorstwach. Udostępniając Ci taki sposób zarządzania, wierzymy, że pozwoli on na optymalizację działań oraz kosztów związanych z prowadzeniem firmy. Potwierdzeniem jego skuteczności są wyniki finansowe przedsiębiorstw, które odnoszą się do skrócenia czasu fakturowania czy wyszukiwania danych, a także realizowania dotąd czasochłonnych zadań. Usprawniona komunikacja, porządek w archiwum, zdalny dostęp do e-dokumentów to dodatkowe benefity, jakie otrzymasz wraz z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – Plus Workflow
Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga wsparcia ze strony systemów informatycznych. Szczególnego znaczenia, z tego punktu widzenia, nabierają systemy informatyczne klasy Workflow – elektroniczny obieg dokumentów w firmie, wspomagające realizowane w firmie całościowe procesy biznesowe. System zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności.
Kompleksowy system obiegu dokumentów w firmie
Plus Workflow jest kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie – zarówno w zakresie
elektronicznego obiegu dokumentów jak i skanowania oraz ich elektronicznej archiwizacji. Plus Workflow jest systemem serwerowym, do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. Nowatorskie systemy Workflow pozwalają na sprawniejszy obieg dokumentów między pracownikami, zwiększając tym samym efektowność pracy zespołowej. System zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności.
Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo?
Zastanawiasz się, czy Twoja firma może skorzystać z ułatwienia, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów? Odpowiedź brzmi: tak, jeśli jesteś wizjonerem, czujesz potrzebę wprowadzania nowych technologii i wiesz jak ważne jest upraszczanie codziennych obowiązków. Niezależnie od wielkości, czy obszaru działalności, przedsiębiorstwa niejednokrotnie borykają się z problemem porządkowania mniejszej lub większej liczby dokumentów papierowych. Dlatego wszyscy działający w sektorze mikro, średnim i makro mogą zdecydować się na pełną automatyzację procesów. Co ważne, w zależności od rozmiaru firmy, proponowane przez nas rozwiązania będą wyróżniały się odpowiednio dostosowanymi funkcjonalnościami. Nasze udoskonalenia sprawdzą się w każdej branży oraz w firmie różnej wielkości.
W Suncode dobieramy rozwiązania indywidualnie dopasowane do konkretnych potrzeb i charakteru działalności. Przykładowo, w mniejszych przedsiębiorstwach sprawdzi się podstawowy system do obiegu dokumentów, pozwalający na wykonywanie ich kopii, archiwizowanie oraz korzystanie z podstawowych aplikacji biurowych. Dla bardziej wymagających klientów projektujemy zaawansowane wersje Plus Workflow, z dodatkowymi modułami, wedle potrzeb. Platforma umożliwia OCR dokumentów, samodzielne modelowanie procesów biznesowych w graficznym studio modelowania – Plus Workflow Editor, czy integrację z zewnętrznymi systemami informatycznymi. Niebagatelne znaczenie ma również fakt, iż wszystkie dane przechowywane są w bezpiecznych strukturach systemu, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa (w tym RODO)
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Bez względu na branżę, liczbę realizowanych procesów czy zatrudnionych pracowników, każda firma boryka się z problemami dotyczącymi obiegu dokumentów księgowych. Te w formie papierowej mogą nastręczać wielu problemów na etapie zarządzania, katalogowania, udostępniania i przechowywania. Wszelkie czynności związane z ich obsługą są kosztowne, ponieważ wymagają zaangażowania specjalistów i wydzielenia oraz utrzymywania archiwów.
Zarządzanie obiegiem dokumentów z pomocą naszej elektronicznej platformy generuje wiele korzyści, m.in. :
- poprawa komunikacji w firmie – zdarza się, że w przedsiębiorstwach, o rozbudowanych strukturach, zaburzona zostaje komunikacja między działami, przez co pracownicy nie wiedzą, gdzie znajdują się kwestionariusze czy umowy. Taki chaos może skutkować np. zagubieniem, zniszczeniem, bądź nieprawidłowym segregowaniem dokumentów;
- dostępność dla każdej branży – obieg dokumentów ma miejsce w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy sektor, w jakim działa. Dlatego też przeniesienie ich na platformę elektroniczną jest dobrym rozwiązaniem zarówno wtedy, gdy oferujesz usługi, jak również zajmujesz się produkcją lub handlem;
- stopniowe wdrożenie – niektórzy przedsiębiorcy obawiają się zmian. Tymczasem zautomatyzowany obieg dokumentów księgowych w firmie wcale nie oznacza ogromnej rewolucji, a jedynie usprawnienie codziennych procesów i zwiększenie komfortu pracy. Jego wdrażanie następuje stopniowo, bez kłopotliwych przestojów;
- ekologiczne podejście – firmy każdego roku generują ogromne ilości odpadów. To wynik, m.in. drukowania i skanowania umów, kwestionariuszy, korespondencji, formularzy oraz wielu innych dokumentów w formie papierowej System elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli znacznie zredukować ten problem. Proekologiczna postawa to dodatkowy atut na dzisiejszym rynku;
- wysokie bezpieczeństwo procesów, zgodnie z literą prawa – zmiany na platformie można wprowadzać na bieżąco, reagując dynamicznie na każdą nowelizację ustaw. Wiele z nich dokonuje się automatycznie, dlatego użytkownik nie musi nerwowo śledzić aktualności i głowić się nad ich interpretacją;
- możliwość nadania indywidualnie uprawnień dla pracowników – koniec z nieautoryzowanym dostępem do dokumentów, które niejednokrotnie zawierają dane wrażliwe. Kontrola elektroniczna pozwoli na precyzyjne ustalenie, którzy pracownicy mają wgląd i możliwość edycji poszczególnych projektów;
- tworzenie kopii zapasowych – brak ryzyka utraty ważnych danych w wyniku zniszczenia czy zgubienia wersji papierowej. E-dokumenty umieszczane w systemie są kopiowane i wprowadzane do elektronicznego archiwum, które stanowi najbezpieczniejsze miejsce dla danych wrażliwych;
- dostępność z każdego miejsca na świecie – papierowe pliki przechowywane są w siedzibie firmy. Dostęp do nich możliwy jest wyłącznie wtedy, gdy przebywasz w tej samej lokalizacji. Dzięki naszym rozwiązaniom zarządzanie dokumentami staje się łatwiejsze, poprzez opcję zdalnego dostępu do platformy i zgromadzonych na niej danych;
- realne oszczędności – nasze statystyki mówią same za siebie. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na optymalizację i automatyzację obiegu dokumentów, nawet o 60% zmniejszyli koszty realizacji procesów i zadań przez pracowników oraz do 70% skrócili czas związany z obsługą i akceptacją dokumentów.
Jak widzisz, obieg dokumentów księgowych w firmie może być szybszy, tańszy, dostępny i zrozumiały dla wszystkich pracowników. Wystarczy skorzystać z naszej oferty, którą dostosujemy do Twoich indywidualnych potrzeb. Wszystko to za sprawą kompleksowego audytu, na podstawie którego będziemy mogli zlokalizować problematyczne obszary działalności Twojej firmy.. Jeśli zakres działań zmieni się w przyszłości, przemodelujemy system, który elastycznie dopasowuje się do aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa.Odzwierciedlenie każdego procesu
